Gerenciamento de ativos: 7 dicas baseadas nas boas práticas de ITIL

Equipes de TI hoje não lidam apenas com serviços de sustentação do negócio. Elas também gerenciam os componentes de ativos físicos e virtuais, elementos da infraestrutura e muitas outras tarefas. Com tantas responsabilidades, ainda se vê muitas organizações sem conhecimento total ou parcial sobre seus ativos ou do inventário planejado vs real. A gestão desses ativos utilizando boas práticas de ITIL podem apoiar essa tarefa e oferecer muito mais apoio às equipes de TI do que se imagina.

Ter controle de toda a infraestrutura de TI, manter dados sobre o histórico e status atual de todos os ativos é a base dos processos que envolvem o playbook de ITIL. Assim é possível aplicar processos e fornecer informações precisas sobre os ativos afetados devido a um incidente, problema ou mudança, Também permitem à organização manter a conformidade com suas licenças de software, preparar-se para auditorias e reduzir os riscos legais e de segurança.

Aqui estão algumas dicas que extraímos do playbook de melhores práticas de ITIL para que o gerenciamento de ativos seja mais eficaz e otimize o dia-a-dia da equipe de TI.

Crie um inventário

O objetivo principal deve ser estabelecer um repositório central de ativos que inclua todos os componentes de hardware e software. Com base nos sistemas operacionais usados, realizar varreduras baseadas por script, domínio, agente e ativos distribuídos para criar seu inventário. Capturar o máximo de atributos possíveis relacionados aos ativos como tipo, nome do fabricante, status, localização e custo trará maior facilidade de análise do parque.

Mapeie os ativos

Saiba quem usa, quais componentes se conecta e quais serviços serão afetados em caso de falha. Com esse banco de dados, a próxima etapa é construir seu banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) criando dependências entre eles. 

Construa um mapa de relacionamento usando diferentes tipos de interação para obter uma visão panorâmica da configuração de sua infraestrutura de TI. Por exemplo, um serviço pode ser mapeado para outras entidades usando diferentes tipos de interação como: conectado a, depende de, executado em, impacto em outros serviços e receptor de dados.

Gerencie ciclos de vida

Todos os ativos de hardware e software são obrigados a fazer parte de um ciclo que atravessa vários estados, o que facilita rastrear o ciclo de vida completo dos ativos, resultando em uma melhor utilização dos recursos. Quando movidos de um estado para outro, o repositório central de ativos deve ser atualizado com o motivo, o registro de data e hora e o nome da pessoa que modifica o estado. Essas informações permitem que você se mantenha atualizado, tenha controle sobre seus ativos e tome decisões de compra eficazes.

Por exemplo, um gerente de compras pode optar por alugar ou comprar um novo ativo em substituição a um ativo existente que está depreciado/obsoleto ou em reparo.

Estenda o gerenciamento de ativos para outros processos

A gestão de ativos não é um processo independente. Ela deve ser integrada a outros processos para tomar decisões baseadas em dados. Alguns exemplos de como fazer:

Gestão de incidentes – Fornece informações de diagnóstico importantes sobre os ativos usados pelo solicitante e ajuda a acessar qualquer computador ou servidor por meio de um recurso de controle remoto para solucionar problemas.

Gestão de problemas – Fornece informações de ativos para identificar a causa raiz dos problemas.

Gestão de mudanças – Ajuda a realizar mudanças com planejamento adequado, garantindo o mínimo de paralisação do negócio. Além disso, as relações de ativos ajudam a entender como as mudanças planejadas podem impactar o ambiente de TI.

Automatizar alertas e notificações

O gerenciamento de ativos geralmente envolve muitas partes interessadas, incluindo usuários finais (que seriam afetados se um ativo falhasse) e gerentes (que são responsáveis por rastrear e manter os ativos). É importante notificar essas partes interessadas sobre as mudanças em sua infraestrutura por meio de alertas e notificações automáticas. 

Ao fazer isso, as partes interessadas podem tomar medidas proativas para evitar ou reduzir a ocorrência de incidentes. Por exemplo, anunciar uma falha do servidor antes que ela ocorra evitaria que os usuários finais registrassem tickets de falha com a ferramenta de helpdesk. Da mesma forma, notificar um gerente de compras sobre uma licença ou contrato que expirará em breve permitiria ao gerente comprar licenças extras e manter a conformidade.

Relate e compartilhe dados de ativos

A criação e o compartilhamento de relatórios detalhados relacionados a ativos frequentemente fornecem aos tomadores de decisão uma foto atualizada sobre sua infraestrutura de TI. Esses relatórios quantitativos de ativos podem ajudá-los a se preparar para auditorias e formular orçamentos financeiros com mais precisão. Listamos alguns relatórios que em nossa opinião são essenciais:

  1. Uso não autorizado de hardware e software
  2. Detecção de itens de configuração não autorizados
  3. Ativos identificados como a causa das falhas de serviço
  4. Proporção de licenças usadas x licenças adquiridas
  5. Custo médio de uma licença

Além da TI

É vital rastrear todos os ativos mesmo que não pertençam à TI, como geradores, unidades de ar condicionado, geladeiras e móveis, a fim de compreender os gastos financeiros da organização e revisar seu orçamento. 

Os pontos descritos acima podem ser um bom ponto de partida para você iniciar a implantação das boas práticas de ITIL na organização e imediatamente garantindo desempenho, conformidade e eficiência em suas operações de central de serviços de TI.


Quer saber mais sobre as ferramentas que podem apoiar sua TI? Fale com um de nossos especialistas preenchendo o formulário abaixo ou através do WhatsApp.

Quer saber mais?

Preencha seus dados para que um de
nossos especialistas entre em contato.

Veja também

Todos os direitos reservados à Seek Web

Todos os direitos reservados à Seek Web